Legal

1. Policy Objective

This Next of Kin/Beneficiary Fund Access Policy (the “Policy”) sets out the procedure for the release of funds held in the account of a deceased user (the “Deceased User”) on Grey’s platform (the “Platform”). The objective of this Policy is to establish a transparent, fair, and legally compliant framework for handling such requests from verified Claimants (hereinunder defined), while ensuring the protection of the Deceased User’s interests, upholding the rights of legitimate Claimants, and mitigating risks such as fraud or unauthorised claims.

Grey will facilitate this process in a manner that is respectful, efficient, and consistent with applicable laws, including succession, probate, data protection, and anti-money laundering regulations in the relevant jurisdiction.

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2. Scope

2.1. This Policy applies to:

1. All individual accounts maintained on the Platform;
2. All Claimants of Deceased Users, including Next of Kin (NOK), Legal Representatives, and Beneficiaries;
3. All jurisdictions in which Grey operates, subject to jurisdiction-specific legal requirements or procedural modifications;
4. All relevant internal departments of Grey, including but not limited to Customer Support, Risk, Compliance, Legal, and Finance.

2.2. This Policy governs the end-to-end procedure for receiving, verifying, and processing claims for access to or disbursement of funds from a Deceased User’s account.

3. Definitions

For the purpose of this Policy:

“Beneficiary” means an individual entitled to a share of a Deceased User's estate either by virtue of a valid will or in accordance with applicable intestacy laws.

“Claimant” means a person (including a NOK, Beneficiary, or Legal Representative) seeking access to funds held in the Deceased User’s Grey account.

“Deceased User” refers to a registered and verified Grey account holder whose death has been confirmed by acceptable documentary evidence.

“Grey” means Grey Inc., its subsidiaries, affiliates, and all entities offering financial services via the Platform.

“Legal Representative” means a person appointed by a court to act on behalf of a Deceased User’s estate, including executors and administrators.

“Next of Kin” or “NOK” refers to the closest living relative of the Deceased User under applicable law or as designated by the Deceased User prior to death.

“Platform” includes all interfaces through which Grey delivers its services, including websites, mobile applications, and other digital platforms.

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4. General Principles

4.1. Grey will only release a Deceased User funds upon the receipt of satisfactory evidence of the user’s death and the legal entitlement of the Claimant.

4.2. The following principles shall guide the administration of claims:

1. Disbursement shall be made in accordance with the applicable succession laws governing the Deceased User’s domicile or account.
2. Grey reserves the right to request additional documentation or clarification as may be necessary to ascertain the validity of any claim.
3. All claims shall be handled with discretion, sensitivity, and respect for the privacy of all parties concerned.
4. Grey may seek legal counsel in complex or disputed cases and may withhold disbursement pending resolution of such issues.

5. Notification of Death

5.1. To initiate the claims process, the Claimant shall notify Grey of the death of a user in writing, through any of the following approved channels:

1. Email: support@grey.co
2. Customer Support Portal: In-app chat

5.2. The notification should contain the following information:

1. Full name of the Deceased User;
2. Email address or phone number registered with the account;
3. Date of death;
4. Contact information of the Claimant.

5.3. Grey will acknowledge receipt of the death notification within forty-eight (48) hours and provide further guidance on the next steps and documentation required.

6. Account Handling Upon Notice of Death

6.1. Upon confirmation of a Deceased User’s death, Grey shall take the following immediate steps:

1. Flag and temporarily freeze the Deceaser User’s account to prevent further access, withdrawals, or transfers;
2. Suspend all automated transactions, linked cards, and financial instruments;
3. Disable login access and terminate communication functionalities associated with the account.

6.2. These measures will remain in place pending the completion of the verification and claims process.

7. Documentation Requirements

To assess and validate any claim, Grey requires the submission of the following documents:

7.1. Mandatory Documentation

1. A certified copy or original Death Certificate of the Deceased User;
2. A valid, government-issued photo identification of the Claimant;
3. Proof of relationship to the Deceased User, such as:
   
   1. Birth Certificate (for children);
   2. Marriage Certificate (for spouse);
   3. Sworn Affidavit or notarised Family Declaration (for other relatives);

Proof of account ownership, which may include:

• The email address or mobile number linked to the account;
• Recent transaction references or account statements.

7.2. Additional Documentation (Where Applicable)

1. A Will and Testament (if one exists);
2. A Letter of Administration or Grant of Probate issued by a competent court;
3. A Court Order (in the event of legal ambiguity or dispute);
4. Evidence of identification of other known beneficiaries, if multiple parties are involved.

7.3. Grey reserves the right to request further information or documentation as may be required under applicable law or internal risk controls

8. Claim Assessment and Verification Process

8.1. Initial Review

Upon submission of a complete claim, Grey’s Legal team will:

1. Acknowledge receipt within five (5) business days;
2. Review all documentation for authenticity and completeness;
3. Conduct independent verification with relevant public or issuing authorities.

8.2. Dispute Resolution

In the event of conflicting claims, legal ambiguities, or contested documentation:

Grey shall suspend disbursement until the matter is resolved;

1. A court order or a mutually executed indemnity agreement from all potential beneficiaries shall be required to proceed.

8.3. Decision Timeline

1. Lorsque tous les documents sont en ordre et incontestés, Grey rendra une décision dans un délai de dix (10) à quinze (15) jours ouvrables ;
2. Les réclamations complexes ou contestées peuvent nécessiter jusqu'à trente (30) jours ouvrables, ou tout délai supplémentaire requis pour une résolution judiciaire ou réglementaire.

9. Procédure de décaissement

9.1. Modalités de paiement

Après vérification réussie et en l'absence de tout empêchement légal, Grey devra :

1. Geler définitivement le compte de l'Utilisateur décédé afin d'empêcher toute transaction future ;
2. Verser les fonds disponibles au compte de la succession de l'Utilisateur décédé, si celui-ci est établi ; ou
3. Transférer les fonds aux Bénéficiaires vérifiés et légalement habilités, conformément aux instructions du tribunal ou aux lois sur les successions.

9.2. Conservation des dossiers

Grey conservera des dossiers complets de toutes les réclamations, communications et pièces justificatives pendant une période minimale de sept (7) ans. Toutes les transactions de décaissement seront auditables et soumises à un examen interne et réglementaire.

10. Protection des données et confidentialité

10.1. Grey protégera les informations personnelles et financières de toutes les parties concernées conformément aux lois applicables en matière de protection des données, y compris la loi nigériane sur la protection des données de 2023, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) du Royaume-Uni / RGPD de l'UE, et toute autre loi pertinente.

10.2. Toutes les informations reçues seront traitées uniquement aux fins de la vérification et de la gestion de la réclamation ;

10.3. Aucune information personnelle ne sera divulguée à des tiers non autorisés ;

10.4. L'accès aux données est restreint au personnel pertinent ayant un besoin légitime d'en connaître.

11. Gestion des fraudes et des litiges

11.1. Prévention de la fraude

Pour se prémunir contre les réclamations frauduleuses :

1. Tous les Bénéficiaires doivent se soumettre à la vérification KYC ;
2. Les documents seront recoupés avec les organismes émetteurs le cas échéant ;
3. Grey se réserve le droit de signaler toute fraude présumée aux autorités chargées de l'application de la loi ou aux organismes de réglementation compétents.

11.2. Résolution des litiges

En cas de réclamations contradictoires ou de litiges :

1. Grey suspendra le décaissement jusqu'à l'obtention d'une résolution formelle ;
2. Une ordonnance judiciaire valide ou un accord d'indemnisation signé conjointement sera requis avant la libération de tout fonds ;
3. Grey ne sera pas responsable des retards résultant de litiges entre les demandeurs ou des tiers.

12. Frais et charges

Grey ne facture aucuns frais administratifs ou de traitement pour les réclamations valides des demandeurs. Cependant, les demandeurs devront supporter tous les coûts accessoires engagés pour l'obtention de documents (par exemple, la notarisation, la représentation légale ou les dépôts judiciaires).

13. Droit applicable

La présente Politique est régie et interprétée conformément aux lois de la juridiction où les Utilisateurs Décédés accèdent aux services de Grey. Tout litige découlant de l'application de la présente Politique sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de ladite juridiction.

Grey se conformera également aux lois applicables en matière de succession et d'homologation dans la juridiction de l'Utilisateur Décédé, aux réglementations en matière de lutte contre le blanchiment d'argent (LBA) et le financement du terrorisme (FT), aux obligations contractuelles découlant de l'accord utilisateur de Grey, ainsi qu'aux lois pertinentes sur la protection des consommateurs et la confidentialité des données.

14. Révision et mises à jour de la politique

Le service juridique et de conformité de Grey examinera et mettra à jour la présente Politique annuellement ou selon les exigences légales ou les besoins internes.

15. Coordonnées

Pour plus d'informations ou pour déposer une réclamation en vertu de la présente Politique, veuillez contacter support@grey.co