Legal

1. Policy Objective

This Next of Kin/Beneficiary Fund Access Policy (the “Policy”) sets out the procedure for the release of funds held in the account of a deceased user (the “Deceased User”) on Grey’s platform (the “Platform”). The objective of this Policy is to establish a transparent, fair, and legally compliant framework for handling such requests from verified Claimants (hereinunder defined), while ensuring the protection of the Deceased User’s interests, upholding the rights of legitimate Claimants, and mitigating risks such as fraud or unauthorised claims.

Grey will facilitate this process in a manner that is respectful, efficient, and consistent with applicable laws, including succession, probate, data protection, and anti-money laundering regulations in the relevant jurisdiction.

‍‍

2. Scope

2.1. This Policy applies to:

1. All individual accounts maintained on the Platform;
2. All Claimants of Deceased Users, including Next of Kin (NOK), Legal Representatives, and Beneficiaries;
3. All jurisdictions in which Grey operates, subject to jurisdiction-specific legal requirements or procedural modifications;
4. All relevant internal departments of Grey, including but not limited to Customer Support, Risk, Compliance, Legal, and Finance.

2.2. This Policy governs the end-to-end procedure for receiving, verifying, and processing claims for access to or disbursement of funds from a Deceased User’s account.

3. Definitions

For the purpose of this Policy:

“Beneficiary” means an individual entitled to a share of a Deceased User's estate either by virtue of a valid will or in accordance with applicable intestacy laws.

“Claimant” means a person (including a NOK, Beneficiary, or Legal Representative) seeking access to funds held in the Deceased User’s Grey account.

“Deceased User” refers to a registered and verified Grey account holder whose death has been confirmed by acceptable documentary evidence.

“Grey” means Grey Inc., its subsidiaries, affiliates, and all entities offering financial services via the Platform.

“Legal Representative” means a person appointed by a court to act on behalf of a Deceased User’s estate, including executors and administrators.

“Next of Kin” or “NOK” refers to the closest living relative of the Deceased User under applicable law or as designated by the Deceased User prior to death.

“Platform” includes all interfaces through which Grey delivers its services, including websites, mobile applications, and other digital platforms.

‍

4. General Principles

4.1. Grey will only release a Deceased User funds upon the receipt of satisfactory evidence of the user’s death and the legal entitlement of the Claimant.

4.2. The following principles shall guide the administration of claims:

1. Disbursement shall be made in accordance with the applicable succession laws governing the Deceased User’s domicile or account.
2. Grey reserves the right to request additional documentation or clarification as may be necessary to ascertain the validity of any claim.
3. All claims shall be handled with discretion, sensitivity, and respect for the privacy of all parties concerned.
4. Grey may seek legal counsel in complex or disputed cases and may withhold disbursement pending resolution of such issues.

5. Notification of Death

5.1. To initiate the claims process, the Claimant shall notify Grey of the death of a user in writing, through any of the following approved channels:

1. Email: support@grey.co
2. Customer Support Portal: In-app chat

5.2. The notification should contain the following information:

1. Full name of the Deceased User;
2. Email address or phone number registered with the account;
3. Date of death;
4. Contact information of the Claimant.

5.3. Grey will acknowledge receipt of the death notification within forty-eight (48) hours and provide further guidance on the next steps and documentation required.

6. Account Handling Upon Notice of Death

6.1. Upon confirmation of a Deceased User’s death, Grey shall take the following immediate steps:

1. Flag and temporarily freeze the Deceaser User’s account to prevent further access, withdrawals, or transfers;
2. Suspend all automated transactions, linked cards, and financial instruments;
3. Disable login access and terminate communication functionalities associated with the account.

6.2. These measures will remain in place pending the completion of the verification and claims process.

7. Documentation Requirements

To assess and validate any claim, Grey requires the submission of the following documents:

7.1. Mandatory Documentation

1. A certified copy or original Death Certificate of the Deceased User;
2. A valid, government-issued photo identification of the Claimant;
3. Proof of relationship to the Deceased User, such as:
   
   1. Birth Certificate (for children);
   2. Marriage Certificate (for spouse);
   3. Sworn Affidavit or notarised Family Declaration (for other relatives);

Proof of account ownership, which may include:

• The email address or mobile number linked to the account;
• Recent transaction references or account statements.

7.2. Additional Documentation (Where Applicable)

1. A Will and Testament (if one exists);
2. A Letter of Administration or Grant of Probate issued by a competent court;
3. A Court Order (in the event of legal ambiguity or dispute);
4. Evidence of identification of other known beneficiaries, if multiple parties are involved.

7.3. Grey reserves the right to request further information or documentation as may be required under applicable law or internal risk controls

8. Claim Assessment and Verification Process

8.1. Initial Review

Upon submission of a complete claim, Grey’s Legal team will:

1. Acknowledge receipt within five (5) business days;
2. Review all documentation for authenticity and completeness;
3. Conduct independent verification with relevant public or issuing authorities.

8.2. Dispute Resolution

In the event of conflicting claims, legal ambiguities, or contested documentation:

Grey shall suspend disbursement until the matter is resolved;

1. A court order or a mutually executed indemnity agreement from all potential beneficiaries shall be required to proceed.

8.3. Decision Timeline

1. إذا كانت جميع الوثائق سليمة وغير متنازع عليها، فستصدر Grey قرارًا في غضون عشرة (10) إلى خمسة عشر (15) يوم عمل؛
2. قد تتطلب المطالبات المعقدة أو المتنازع عليها ما يصل إلى ثلاثين (30) يوم عمل، أو أي وقت إضافي يتطلبه الحل القضائي أو التنظيمي.

9. إجراءات الصرف

9.1. خيارات الدفع

عند التحقق بنجاح وفي غياب أي عوائق قانونية، ستقوم Grey بما يلي:

1. تجميد حساب المستخدم المتوفى بشكل دائم لمنع المعاملات المستقبلية؛
2. صرف الأموال المتاحة إلى حساب تركة المستخدم المتوفى، إذا تم إنشاؤه؛ أو
3. تحويل الأموال إلى المطالب (المطالبين) الذي تم التحقق منه والمخول قانونًا، بما يتماشى مع تعليمات المحكمة أو قوانين الميراث.

9.2. الاحتفاظ بالسجلات

ستحتفظ Grey بسجلات شاملة لجميع المطالبات والمراسلات والوثائق الداعمة لمدة لا تقل عن سبع (7) سنوات. وستكون جميع معاملات الصرف قابلة للتدقيق وتخضع للتدقيق الداخلي والتنظيمي.

10. حماية البيانات والسرية

10.1. ستحمي Grey المعلومات الشخصية والمالية لجميع الأطراف المعنية وفقًا لقوانين خصوصية البيانات المعمول بها، بما في ذلك قانون حماية البيانات النيجيري لعام 2023، واللائحة العامة لحماية البيانات في المملكة المتحدة (GDPR) / اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي، وأي قوانين أخرى ذات صلة.

10.2. سيتم معالجة جميع المعلومات المستلمة فقط لأغراض التحقق من المطالبة وإدارتها؛

10.3. لن يتم الكشف عن أي معلومات شخصية لأطراف ثالثة غير مصرح لها؛

10.4. يقتصر الوصول إلى البيانات على الموظفين المعنيين الذين لديهم حاجة مشروعة للاطلاع عليها.

11. إدارة الاحتيال والنزاعات

11.1. منع الاحتيال

للحماية من المطالبات الاحتيالية:

1. يجب على جميع المطالبين الخضوع للتحقق من الهوية (KYC)؛
2. سيتم مطابقة الوثائق مع الجهات المصدرة حيثما ينطبق ذلك؛
3. تحتفظ Grey بالحق في الإبلاغ عن الاحتيال المشتبه به إلى سلطات إنفاذ القانون أو الهيئات التنظيمية المختصة.

11.2. تسوية النزاعات

في حال نشوء مطالبات متضاربة أو نزاعات قضائية:

1. ستحجب Grey الصرف حتى يتم التوصل إلى تسوية رسمية؛
2. سيتطلب الأمر أمر محكمة ساري المفعول أو اتفاقية تعويض موقعة بشكل مشترك قبل الإفراج عن أي أموال؛
3. لن تكون Grey مسؤولة عن التأخيرات الناتجة عن النزاعات بين المطالبين أو الأطراف الثالثة.

12. الرسوم والمصاريف

لا تفرض Grey أي رسوم إدارية أو رسوم معالجة على مطالبات المطالبين الصحيحة. ومع ذلك، يتحمل المطالبون أي تكاليف عرضية تتكبد في الحصول على الوثائق (مثل التوثيق، التمثيل القانوني، أو تقديم المستندات للمحكمة).

13. القانون الحاكم

تخضع هذه السياسة وتفسر وفقًا لقوانين الولاية القضائية التي يصل منها المستخدمون المتوفون إلى خدمات Grey. وتخضع أي نزاعات تنشأ عن تطبيق هذه السياسة للاختصاص القضائي الحصري للمحاكم في الولاية القضائية المذكورة.

تلتزم Grey أيضًا بقوانين الميراث والوصايا المعمول بها في الولاية القضائية للمستخدم المتوفى، ولوائح مكافحة غسل الأموال (AML) وتمويل الإرهاب (CTF)، والالتزامات التعاقدية بموجب اتفاقية مستخدم Grey، وقوانين حماية المستهلك وخصوصية البيانات ذات الصلة.

14. مراجعة السياسة وتحديثاتها

ستقوم إدارة الشؤون القانونية والامتثال في Grey بمراجعة وتحديث هذه السياسة سنويًا أو حسبما يقتضيه القانون أو الاحتياجات الداخلية.

15. معلومات الاتصال

لمزيد من المعلومات أو لتقديم مطالبة بموجب هذه السياسة، يرجى الاتصال بـ support@grey.co